Какие документы подлежат архивации

Архивация документов является важной процедурой для любой организации, поскольку она обеспечивает сохранность и доступность важных документов, а также освобождает место в офисе. В этой статье мы рассмотрим, какие документы подлежат архивации и когда их следует передавать в архив компании.

1. Законченные документы в текущем делопроизводстве
2. Бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения
3. Личные данные работников
4. Документы упраздненной компании (предшественника)
5. Полезные советы и выводы
6. FAQ

Законченные документы в текущем делопроизводстве

Одним из основных критериев для архивации является законченность документов в текущем делопроизводстве. Это означает, что документы, которые уже не требуют дальнейшего использования или обработки, могут быть переданы в архив. К таким документам относятся:

1. Документы, завершившие свой жизненный цикл и не требующие дальнейшего использования.
2. Документы, которые были использованы для принятия решений и уже не нужны в текущей деятельности компании.
3. Документы, которые были заменены новыми версиями или обновлениями.

Бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения

Документы с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения также подлежат архивации. Это связано с тем, что такие документы могут быть необходимы для юридических, финансовых или исторических целей в будущем. К ним относятся:

1. Документы, подтверждающие права и обязательства компании (например, договоры, контракты, лицензии).
2. Документы, содержащие финансовую информацию (например, отчеты о прибылях и убытках, балансы).
3. Документы, содержащие информацию о деятельности компании (например, отчеты о деятельности, протоколы собраний).

Личные данные работников

Личные данные работников также подлежат архивации, особенно если они не используются в текущей деятельности компании. Это связано с требованиями законодательства о защите персональных данных и необходимостью обеспечения конфиденциальности информации. К таким документам относятся:

1. Документы, содержащие персональные данные работников (например, анкеты, резюме, трудовые договора).
2. Документы, содержащие информацию о профессиональной деятельности работников (например, отчеты о работе, оценки деятельности).
3. Документы, содержащие информацию о социальном обеспечении и льготах работников (например, справки о доходах, документы о предоставлении льгот).

Документы упраздненной компании (предшественника)

Документы упраздненной компании (предшественника) также подлежат архивации. Это связано с тем, что такие документы могут быть необходимы для юридических, финансовых или исторических целей в будущем. К ним относятся:

1. Документы, подтверждающие права и обязательства упраздненной компании (например, договоры, контракты, лицензии).
2. Документы, содержащие финансовую информацию упраздненной компании (например, отчеты о прибылях и убытках, балансы).
3. Документы, содержащие информацию о деятельности упраздненной компании (например, отчеты о деятельности, протоколы собраний).

Полезные советы и выводы

1. Архивация документов является важной процедурой для любой организации, поскольку она обеспечивает сохранность и доступность важных документов, а также освобождает место в офисе.
2. Законченные документы в текущем делопроизводстве, бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения, личные данные работников и документы упраздненной компании (предшественника) подлежат архивации.
3. При архивации документов необходимо учитывать требования законодательства о защите персональных данных и обеспечивать конфиденциальность информации.

FAQ

• Какие документы подлежат архивации?

Документы, которые уже не требуют дальнейшего использования или обработки, с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения, личные данные работников и документы упраздненной компании (предшественника) подлежат архивации.

• Почему документы с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения подлежат архивации?

Такие документы могут быть необходимы для юридических, финансовых или исторических целей в будущем, поэтому их сохранность и доступность являются важными.

• Как обеспечить конфиденциальность информации при архивации документов?

При архивации документов, содержащих личные данные работников, необходимо учитывать требования законодательства о защите персональных данных и обеспечивать соответствующие меры безопасности.